Buat Kerjaan Kongitif Menjadi Terlihat

2023 Premis

Pekerjaan Mental (Kognitif)

Banyak pekerjaan terutama di sektor sistem informasi berenis pekerjaan kognitif, yaitu pekerjaan yang fokusnya mengolah data atau informasi. Contohnya seperti ngoding software, menulis dokumentasi, mendesain arsitektur, dll.

Pekerjaan kognitif berbeda dengan jenis pekerjaan fisik yang fokusnya mengolah suatu bahan fisik. Contohnya pekerjaan konstruksi bangunan, pembuatan perabotan, pekerjaan pertanian, dll.

Masalah Visibilitas

Pada pekerjaan fisik dapat terlihat bagaimana tasks diolah melewati berbagai proses yang berbeda, pada pekerjaan mental hal tersebut tidak terlihat langsung. Apa yang diolah pada pekerjaa mental tidak terlihat secara kasat mata.

Make It Obvious: Kanban Board

Kanban mengatas masalah visibiltias dengan merepresentasikan pekerjaan mental ke sesuatu yang terlihat secara fisik. Setiap task direpresentasikan sebagai sebuah kartu. Setiap kartu ditempatkan pada papan dengan sejumlah kolom yang menyatakan tahapan dari tasks (minimal 3 kolom: to do, in progress, dan done). Kartu mulai dari backlog, kemudian digeser ke kolom in progress ketika tasks mulai dikerjakan, dan digeser ke done setelah task usai.

Manfaat Menggunakan Kanban Board

Membuat pekerjaan menjadi terlihat sehingga pekerjaan mudah dipahami dan di-track

Dapat menghitung kecepatan suatu kartu sejak berada dari to do sampai done

Membantu mengidentifikasi tahapan mana yang menghambat pekerjaan

Meningkatkan kolaborasi dengan berbagai informasi tentang pekerjaan masing-masing sesama anggota tim dalam satu papan bersama

Contoh Tools Digital Untuk menggunakan Kanban

Trello

Kanban Tool

Asana

MesiterTask

ClickUp

Jira

Perbedaan kerjaan manufaktur dengan kerjaan kognitif adalah kerjaan kognitif “tidak terlihat”. Di kerjaan manufaktur, kita bisa melihat bahan mentah diproses hingga tercipta barang jadi. Di kerjaan kognitif, apa yang dikerjakan ada di kepala atau tersebar di catatan, email, chat, meeting, dll. Akibat kerjaan tersebut gak kelihatan, progress kerja lebih lambat dari seharusnya, kesalahan numpuk di akhir, hingga pekerjaan hilang begitu aja. Mari kita bahas perbedaan antar dua jenis kerjaan ini dan gimana cara memperbaiki pekerjaan kognitif untuk semakin produktif?

👉 Apa Itu Kerjaan Manufaktur dan Kerjaan Kognitif

Kerjaan manufaktur utamanya mengolah bahan fisik menjadi barang jadi. Besi diolah menjadi mobil, chip diolah menjadi gadget, tepung diolah menjadi roti kemasan. Kerjaan manufaktur mudah untuk dilihat. Ada bahan fisik yang diolah melewati mesin-mesin. Bisa dipegang bahan-bahannya, bisa dipindahin dan kelihatan proses pindahnya. Macet di satu proses terlihat, barang udah jadi terlihat, barang diantar dan dipakai terlihat.

Intinya, kerjaan manufaktur memproses barang yang berwujud fisik dan semua proses pengolahannya bisa dilihat.

Kerjaan kogntif utamanya mengolah informasi menjadi informasi lain yang terolah. Request fitur diolah menjadi software, data mentah diolah menjadi hasil analisis, gagasan diolah menjadi artikel. Apa yang dikerjakan mungkin terlihat, tetapi kita gak bisa melihat bagaimana informasi melewati kerjaan. Bukan karena tidak bisa dilihat, namun karena saking cepatnya informasi berpindah. Dengan satu klik kode berpindah ke repository. Dengan satu klik email dikirimkan. Proses pindahnya sekejap mata. Kerjaan bisa berpindah antar orang atau antar tim tanpa akhir. Kerjaan bisa dianggap selesai padahal ada masalah yang gak kelihatan. Wajar, karena bentuknya informasi.

Kerjaan kognitif memproses informasi yang abstrak dimana proses perpindahannya sekejap mata, sehingga menjadikannya tidak terlihat.

🔑 Masalah di Kerjaan Kognitif: Gak Kelihatan

Masalah utama di pekerjaan kognitif adalah barang yang diproses itu gak kelihatan. Kita gak bisa pegang, gak bisa mindahin secara fisik, gak bisa tahu progressnya udah sampai mana kalo gak dipikirin. Karena gak kelihatan inilah kerjaan tersebut bisa aja hilang entah kemana, hilang diantara banyaknya chat dan email, tersebar di catatan-catatan, di file-file.

Pembatasan antar satu pekerjaan kognitif dengan pekerjaan kognitif lain juga abstrak. Misalnya menulis artikel ini, antara pekerjaan “menulis draft artikel Kerjaan Kognitif” dengan “menyusun rencana riset” gak sejelas batas antara “memotong sayur” dengan “mengupas bawang”. Mengolah informasi dengan mengolah Tetapi kita bisa secara langsung sadar bahwa dua pekerjaan memotong dan mengupas hal yang berbeda. Kognitif hanya berbeda di pikiran.

Selain itu, pekerjaannya tidak diproses di satu tempat aja. Kerjaan bisa pindah dari satu jenis kerja ke kerjaan lain bahkan dikerjakan orang yang berbeda. Bisa jadi salah satu proses menghambat proses lainnya. Kita gak bsia ngukur juga secara jelas durasi pengerjaan dalam tiap pengolahannya.

Ketika kita anggap pekerjaan sudah selesai sekalipun, kriteria pekerjaan dianggap telah “done” bisa tidak jelas. Kadang satu pekerjaan dianggap “done” padahal dia baru “done” di tahap development, belum sampai ke ujung diterima customer. Kadang pekerjaan dianggap “done”, padahal masih ada pengujian yang belum selesai dan kita perlu balikin lagi nih si pekerjaan ke tahap development untuk dibenerin.

Belum lagi jika mengelola beberapa pekerjaan yang berbeda, bisa menyebabkan overwhelm tentang satu pekerja sedang mengerjakan apa. Prioritas antar pekerjaan juga gak clear, mana pekerjaan yang didahulukan dibanding yang lain.

Semua masalah tersebut disebabkan oleh satu masalah, pekerjaan kognitif gak kelihatan.

Pekerjaan Manufaktur	Pekerjaan Kognitif
Produk ada dan bergerak di conveyor belt	Pekerjaan ada di pikiran, di catatan, di email, di meeting
Bottleneck gampang diidentifikasi, mesin mati kelihatan, produk gak selesai numpuk akan terlihat	Bottleneck sulit diidentifikasi, delay tersembunyi dalam miskomunikasi atau tertunda
Progress dapat diukur dari output fisik (unit yang dihasilin per jamnya, tingkat cacat)	Progress sulit diukur (misal, jumlah baris kode gak sama dengan kualtias software, jam meeting gak sama dengan produktivitas)
Kriteria berhasil: jelas, sebuah produk jadi siap diantar	Kriteria berhasil: gak jelas, disebut “Done” kadang

🪢 Buat Pekerjaan Kognitif Menjadi Kelihatan

Solution (100-150 words)

Repeat structure: explanation → example → solution

Langkah pertama untuk mengoptimalkan kerjaan kogntiif adalah buat kerjaan tersebut kelihatan. Kita harus memastikan pekerjaan terlihat supaya:

Pekerja aware apa yang sedang ia kerjakan, apa-apa saja yang sudah dikerjakan, sudah sampai tahap mana, dan langkah selanjutnya apa, sehingga pekerjaan gak akan hilang begitu saja

Kinerja pekerjaan bisa ditrack, sehingga proses yang lambar bisa diefisiensikan pada

Bottleneck bisa diidentifikasi, ada istilah percuma improve proses di luar bottleneck

Kerjaan ditrack end-to-end dari backlog hingga ke penerima, jadi kalau perlu revisi kita tahu apa yang harus dikerjakan

Kerjaan bisa diassign dan diprioritaskan

Salah satu metode terbaik untuk mengvisualisasikan pekerjaan adalah dengan boards, misalnya Kanban Boards. Kanban Boards bisa dibilang bekerja seperti conveyor belt, bergerak dari bahan mentah ke barang jadi untuk produk informasi. Kerjaan kognitif yang tadinya hanya di kepala kita tuangkan nih ke kartu-kartu, bisa dalam wujud digital atau fisik. Kerjaan didaftarin dari kiri, dari backlog, untuk kemudian satu persatu diproses pada setiap kolom, ada kolom development, ada kolom QA, ada kolom production, hingga pada bagian paling kanan informasi yang udah mateng nih di diberikan ke penerima. Olahan itu tadi, bisa berupa software atau satu fitur software atau satu perubahan kode, bisa berupa tulisan artikel, bisa berupa presentasi, atau berupa hasil analisis data, atau ide-ide.

Setelah kita membuat pekerjaan menjadi terlihat, kita bsia nih mulai analisis cara supaya proses dari kiri ke kanan menjadi lebih efisien. Kita hitung waktu satu pekerjaan bergerak dari kiri ke kanan, kita temuin proses yang jadi bottleneck dimana, misal kerjaan numpuk ternyata di QA jadi kita bisa optimalin dengan ngebuat automated testing.

Kita juga bisa improve cara kita ngelihat kerjaan itu udah kelar atau belum. Kalo kerjaan baru selesai di kolom development tapi belum sampai di ujung kanan running di production, kerjaan tersebut belum bisa disebut “Done”.

Kerjaan bisa diprioritasin karena sekarang semua orang bisa ngebandingin satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain. Pekerjaan fixing bugs di fitur utama bisa dibandingin dengan pekerjaan ngebuat fitur tambahan, jadi kita bisa assign prioritas disana. Sehingga kita bisa mitna setiap bagian memprioritaskan pekerjaan tersebut sampai benar-benar selesai dulu.

⛱️ Takeaway

Takeaways

Summarize the key takeways.

Reinforce why this matters.

End with a call to action:

“Try implementing X today and see difference.”
“What’s your experinece with this? Let me know in the comments.”

📚 Baca Lebih Lanjut

[1] Gene Kim et al., The DevOps Handbook: How to Create World-Class Agility, Reliability, & Security in Technology Organizations (Portland, OR: IT Revolution, 2016), 25.